Корпоративные закупки: 8 советов для сокращения затрат и увеличения прибыли
Закупки компаний похожи на потребительские покупки в продуктовом магазине. Только вместо кефира и хлеба в корзине лежат строительные работы, энергоресурсы, спецодежда, услуги сторонних экспертов и расходы на командировки. И чем ниже затраты — тем выше прибыль. Уменьшению чека может мешать желание гендиректора самому ходить за «покупками» из-за опасений делегировать принятие затратных решений нанятому для этого специалисту. Или установка отдела закупок выбирать привычное вместо тщательного анализа предложений и поиска наиболее выгодных решений. Как добиться эффективности процесса и, следовательно, повысить прибыль? Для всех, кто покупает, продает или ведет корпоративные закупки, мы собрали лучшие советы из наших книг.
Стройте экосистему
Ирина Поворозник, автор книги «Корпоративные закупки», последние 15 лет работала в сфере закупок для крупных производственных компаний и убедилась, что на рынке выигрывают те, кто создает единые экосистемы для всех участников процесса: закупщиков, поставщиков и руководителей. Для построения такой системы нужен глубокий анализ своих ресурсов, возможностей других игроков и мотивация команды. Метод, где каждый сам за себя, нерезультативный и затратный. В своей книге Ирина рассказывает, как выстроить работоспособную модель управления закупками: дает рекомендации по оценке эффективности и рисков; объясняет, зачем тратиться на удобный сервис для клиентов и уметь адаптироваться под изменения; показывает, как сформировать команду, выстроить стратегию и автоматизировать процесс. Книга Ирины Поворозник пригодится и поставщикам, которые хотят понять, как строятся внутренние процессы в больших и маленьких компаниях.
«Как могла бы выглядеть прибыль, если бы вы покупали все то же самое, но тратили на закупки на 5, 10, 15% меньше?»
Не игнорируйте достижения высоких технологий
Работа с цифровой платформой для закупок автоматизирует процесс: заявки попадают в единую систему электронного документооборота и преобразовываются в заказы. Искусственный интеллект отслеживает изменение цен, что дает команде своевременную аналитику и возможность быстро отреагировать. Способность адаптироваться к новым технологиям — неотъемлемая составляющая успеха в сфере закупок, уверен автор книги «PROзакупки» Эдуард Трымбовецкий. Он создал практическое руководство, где проводит читателя по всем этапам закупочного процесса: от создания команды до внедрения цифровых решений.
«Современные цифровые технологии отслеживают закупки от заявки до оплаты. Внедрение цифровой закупочной платформы следует считать приоритетом, поскольку позволяет компаниям посвящать больше времени поставщикам и стратегическим закупкам, а не административным задачам и рутинным операциям».
Сделайте это в Китае
В Китае закупщик может найти все что душе угодно — как в огромном гипермаркете, где цены на товары ниже, чем в небольших магазинах шаговой доступности у дома. Можно закупать там и перепродавать здесь, попутно набивать шишки и терять деньги, сталкиваясь с недобросовестными поставщиками. А можно избежать ошибок, воспользовавшись пошаговым руководством от Ольги Новиковой, и сделать сотрудничество экономически выгодным и максимально быстрым. Впрочем, ее книга «Сделай это в Китае!» — не только о закупках. Прочитав ее, вы узнаете, где искать лучших поставщиков Поднебесной и как выстраивать коммуникацию, чтобы получить лучшую цену и наладить поставки. А еще поймете, как разработать в Китае собственный продукт, который покупатель не сможет найти на маркетплейсе по сниженной цене, — а это повод для профессиональной гордости.
«Если вы ведете себя по отношению к китайцам доброжелательно, уважительно и открыто, то вы встретите точно такое же отношение к себе. И сотрудничать с ними — огромное удовольствие».
Оптимизируйте сеть поставок
Затраты на логистику в мире исчисляются триллионами долларов. И чем длиннее логистическая цепочка, тем выше себестоимость товара. Если вы только начинаете свой путь в закупках, вам будет полезно узнать, как ее сократить, как рассчитать, сколько товара заказывать и когда, как избежать разрыва между спросом и предложением и не заниматься лихорадочным поиском дополнительных площадей под хранение. Обо всем этом рассказывает Пол Майерсон в классической книге о поставках «Управление цепочками поставок и логистикой — простыми словами».
«Полезно смотреть на систему управления запасами в бизнесе как на личную чековую книжку — и там и там необходим постоянный учет остатка. Ежемесячно вам приходит выписка о фактическом балансе на счете, затем вы сверяете его с остатком в чековой книжке. В случае существенных расхождений необходимо выяснить причину и скорректировать остаток в чековой книжке».
Задвойте поставщиков
Компания «ВкусВилл» с самого основания все делала не так, как другие. Один из ключевых приемов, который позволил компании сохранять ассортимент на полках даже в кризисных ситуациях, — принцип задвоения поставщиков и специалистов отдела закупки. Например, творог для ритейла с одинаковой упаковкой и этикеткой делают семь разных производств: у каждого своя закупочная цена и метрики эффективности. Это позволяет избежать форс-мажоров, когда проблемного поставщика нужно менять срочно, а значит, дорого. А еще это дает возможность экспериментировать в поисках лучшего продукта. В книге Евгения Щепина «ВкусВилл: Как совершить революцию в ритейле, делая всё не так» есть много неочевидных на первый взгляд советов, которые помогут предпринимателям эффективно работать с продукцией, поставщиками и командой.
«От продавцов-консультантов мы ждем как можно больше самостоятельности в принятии решений... Это позволяет компании не увеличивать расходы на управление компанией, ведь чем больше магазин может сделать сам, тем проще и эластичнее весь бизнес».
Отпустите контроль небольших затрат
При покупке дорогостоящего оборудования и при покупке степлера происходит одна и та же процедура согласования. В компании Toyota посчитали, сколько времени теряет персонал в ожидании подписи на бумаге и сколько часов тратят закупщики на обработку мелких запросов, — и внедрили систему кредитных карт с лимитом в 500 долларов и ограничением категорий. С такой картой сотрудник не может расплатиться в баре, но может самостоятельно купить степлер или другую необходимую мелочь, не подавая заявку. Сокращение потерь, в том числе временных, — один из принципов бережливого производства, которое в результате ведет компанию к повышению ценности и финансовой стабильности. И внедрение этих принципов начинается с лидеров — от главы компании до руководителя подразделения. О том, как построить систему закупок в соответствии с принципами бережливого производства, написал доктор Джеффри Лайкер в книге «Лидерство на всех уровнях бережливого производства».
«Бережливые лидеры достигают большего, затрачивая меньше усилий и ресурсов».
Растите специалистов внутри компании
В компании FAVI, производящей вилки переключения передач для автомобилей, нет отдела закупок, почти нет иерархии и микроменеджмента. Но есть твердая вера в команду и локальных руководителей, которые и занимаются закупками. Они выбираются из числа операторов, несколько лет проработавших на производстве, — благодаря личному опыту те лучше понимают потребности, технические характеристики требуемого оборудования и рынок поставщиков, а значит, заключают лучшие контракты. О переводе компании на самоуправление и последствиях этого решения Жан-Франсуа Зобрист, генеральный директор FAVI, написал книгу «Управление через доверие». В ней вы найдете взгляд на корпоративные закупки со стороны производителя и поставщика, поскольку свои принципы команда внедрила на всех этапах работы.
«Заказы поступают непосредственно в цех, выполняются и только потом попадают в административный отдел для учета и оформления».
Внедряйте кайдзен
Инженеры японской компании Ricoh часто посещают своих поставщиков, чтобы увидеть производственные процессы, инструменты и шаблоны, которые те используют при получении заказа. Если технологические операции слишком сложные, Ricoh рекомендует упростить их, чтобы снизить затраты поставщика, а в результате повысить общую прибыль. Работа в первую очередь на процесс, а не на результат — принцип кайдзен, философии, которая подразумевает стратегию непрерывного улучшения: личных рабочих мест, производства и обязательно коммуникации с поставщиками. Команда, которая потратила время на анализ закупочного процесса и устранение ошибок, может немного уступить в прибыли в самом начале, но в долгосрочной перспективе такой подход приведет к снижению затрат.
В книге «Кайдзен: Ключ к успеху японских компаний» Масааки Имаи пишет, что менеджеры отдела закупок действуют в разных направлениях:
- устанавливают более совершенные критерии оценки оптимального уровня запасов;
- выявляют дополнительные источники снабжения, которые могут обеспечить ускорение поставки;
- совершенствуют размещение заказов;
- повышают качество информации, предоставляемой поставщикам;
- создают более совершенные системы материального распределения;
- стремятся понять внутренние требования поставщиков.
Еще они вручают поставщикам награды, которые свидетельствуют о качестве поставщика и помогают в поиске новых клиентов.
«Если при решении вопросов ценообразования интересы производителя и поставщика расходятся, обе компании должны помнить, что их общая цель — удовлетворение потребителя, а следовательно, они должны работать вместе над непрерывным кайдзен и снижением затрат».