Меня перевели на удалёнку, что делать?! И как организовать работу?

Из-за коронавируса всё больше компаний отправляет своих сотрудников работать из дома, часть «Альпины» тоже перешла на удалёнку. Мы перевели гид сотрудника компании «Майкрософт» Бенедикта Лехнерта, вся команда которого работала удалённо и до начала пандемии. Оригинал статьи здесь.

Работать удалённо — не так страшно, как кажется на первый взгляд. Важны не инструменты, а люди. Если сомневаетесь, лишний раз спросите. Напишите записку, сообщение или письмо. Если что-то срочное, договоритесь о коротком звонке. Когда будете договариваться, дайте немного контекста: почему это срочно, о чём вы будете говорить, в идеале — что вы хотите получить в конце звонка. Так вы проявляете уважение к чужому времени и сильно упрощаете работу. Все мы люди и мы оказались в этом вместе.

Будущее работы уже здесь

Всё больше и больше работы делается за пределами офиса и стандартного 8-часового рабочего дня. Всё больше компаний переводят своих сотрудников на удалёнку. В Майкрософте мы работаем над тем, чтобы переизобрести продуктивность и изменить форму будущего в работе. Наша миссия — вдохновить каждого человека и организацию в мире на новые достижения.

Пространство и время

На удалённой работе необязательно всё время находиться дома. Но подробнее об этом ниже. Если вы работаете из дома, важно помнить о двух факторах: пространство и время. Подходите осознанно к обустройству того и другого, потому что они влияют на вашу личную продуктивность.

Пространство

Найдите угол или комнату в своём доме, которые смогли бы стать уютным рабочим местом. В идеале нужно найти несколько таких мест в доме, чтобы передвигаться между ними, но одно тоже подойдёт. Я передвигаюсь между кабинетом, большим столом на кухне и удобным кожаным креслом в гостиной. Место зависит от работы, которую мне нужно сделать.

Работа из дома позволяет распоряжаться пространством комфортнее: можно лежать на диване или сидеть за большим кухонным столом. Это здорово, если вы созваниваетесь с кем-то или читаете информацию с экрана. Но лучше придерживаться более эргономичных практик в остальной работе: сидеть ровно, не склоняться над компьютером во время работы с клавиатурой, придерживаться прямых углов в позах.

Убедитесь, что ваше рабочее место и удобное, и эргономичное, чтобы день не закончился больной шеей или чем похуже. Хороший стул, нормальный стол, может быть, монитор, если он необходим для работы, и свет — вот и всё, что вам нужно. Если сомневаетесь, что этого достаточно, поставьте таймер и каждый час разминайте ноги или потратьтесь на стол для работы стоя.

Меня слышно? Камера работает?

Если вы работаете из дома, на созвонах всегда включайте видео, если нет хорошей причины выключить его (например, плохая связь). Сначала может быть непривычно, но для коммуникации человек-человек важно видеть лица.

Обзаведитесь хорошими наушниками и микрофоном. Кому-то нужны шумоподавляющие наушники на всю голову, но можно обойтись и обычными проводными AirPods. Я предпочитаю именно их, они превращают мой ноутбук или телефон в небольшой офис, где бы я ни был.

Время

Важнее, чем рабочее место, только время. Большинство из нас знает, хотя и не отдаёт себе в этом отчёта, насколько фрагментарно наше время в офисе. Это нормально, иногда даже необходимо. Преимущество удалённой работы в том, что вы можете более гибко распоряжаться своим временем, сократить его фрагментарность и увеличить сфокусированность на глубокой проработке задач.

Рабочие часы и как их использовать

Несмотря на то что классический день 9-18 устарел, он позволяет установить рабочее время для себя, чтобы вы могли сформировать структуру дня. Восемь часов — достаточно времени, если рассчитывать на 3-4 часа погружения в работу и остаток отвести на встречи, созвоны и прочее.

Я рекомендую, и сам достаточно строго к этому подхожу, разделять время на фокусировку и звонки, встречи, 1:1. По таком принципу у меня организован каждый день, не только по работе, это позволяет легче планировать вещи, действительно делать их и не тонуть в тревожности.

Сначала это может казаться странным или неудобным, в офисе регулировать это гораздо проще. Я бы и в офисе этим занимался почаще: «Эй, ребята, я сейчас погружен в свои задачи, буду недоступен с часу до трёх». Отчасти решить эту проблему могут публичные календари, которые постоянно ведут все члены команды.

Я занимаю первую половину дня сфокусированной работой, занимаюсь ей сразу после того, как отправляю детей в школу и тренируюсь. Для меня это удачное время, я работаю на восточном побережье и как раз успеваю поработать, когда все просыпаются в Редмонде или Сан-Франциско и начинают заваливать звонками и встречами. Иногда приходится двигать расписание, чтобы встретиться с коллегами из Европы или Индии, тогда созвоны проходят утром.

Работа в команде — работа мечты

Есть определённое количество социальных привычек и контрактов, которые строятся в компании и обществе в целом. Некоторые до сих важны и полезны, другие — бессмысленны. Я уже говорил, что концепт времени с 9 до 18 не работает в современном мире, особенно если вы — большая компания, работающая из всех уголков света. Другой концепт, который надо бы пересмотреть: присутствие в офисе = продуктивность.

Доверие

Удалённая работа, как и работа в офисе, требует доверия, особенно если кажется, что социальные контракты, о которых я говорил выше, нарушаются. Нужно взращивать доверие между менеджерами и их командами и между всеми участниками команды в целом.

Учитывая, что работа из дома многим в новинку, мы должны прислушиваться к каждому человеку в команде и экспериментировать. Я пришёл к выводу, что почти всегда решение в уменьшении процессов, автономности и улучшенной коммуникации.

Ритм

Я расскажу о рабочем ритме, который подходит мне и моей команде, но не значит, что других вариантов нет. Найдите ритм, который будет работать для вас. Экспериментируйте. Сфокусируйтесь на том, чтобы обеспечить чувство связи и присутствия всех членов команды, не перегружая день видеозвонками и встречами.

Я обычно начинаю неделю в понедельник с созвонов 1:1 по 30 минут. В целом так проходит мой понедельник: в созвонах с участниками моей команды по всему свету. Эти встречи нужны для того, чтобы проверить, как у них дела, как продвигаются их проекты и есть ли что-то, что я могу сделать, чтобы помочь им завершиться. 

Как команда мы начинаем неделю с виртуальных стендапов. Это короткие тексты, насыщенные эмоджи, рассказывающие о том, над чем каждый человек в команде будет работать на этой неделе. Отличный способ держать всю команду в курсе того, что происходит, не проводя встреч.

В течение недели мы обсуждаем темы, которые важны для всей команды в специальном чате. Лучше лишний раз спросить, чем недопонять, о чём речь. Не стоит ожидать мгновенного отклика. Если ответ нужен срочно, лучше написать в личные сообщения.

По пятницам мы проводим еженедельную встречу команды, где все собираются на час, чтобы обсудить важные темы, поделиться наработками или обсудить продукты, связанные с задачами, над которыми мы работаем по отдельности.

Хотя бы раз в квартал мы собираемся командой в одном месте на пару дней, чтобы все могли увидеться лицом к лицу. Мы проводим время вместе, работая над большими задачами, которые требуют командной креативности и мозгового штурма. Но и оставляем время, чтобы сходить куда-нибудь на обед или ужин, отдохнуть вместе и повеселиться. Эти встречи очень важны, они помогают поднять мораль, увеличить доверие в команде.

Встречи

Классная штука в удалённой работе и встречах — не нужно добираться до работы. Не нужно заходить в здание, искать там переговорку, особенно если вы понятия не имеете, где она, пытаться подключить компьютер к проводу, чтобы показать слайды. Ура!

Для начала, поймите, какие встречи должны остаться встречами, а какие вполне могут пройти в виде чата, пошеренных документов или письма. На встречах участники должны принимать решения, двигать процессы вперёд, проводить мозговые штурмы (с этим поосторожнее, может казаться, что это работа, но на самом деле быть контрпродуктивным).

Когда вы назначаете встречи, прикладывайте повестку, цели и желаемый результат. Убедитесь, что все получили их. У всех на встрече должно быть включено видео, они должны уважать друг друга и позволять каждому высказываться. Иногда, если во встрече участвует слишком много людей, стоит завести роль модератора, который будет озвучивать вопросы на повестке или следить за тем, чтобы все высказались.

Это не только помогает очистить голову, но и позволяет коллегам поделиться своими мыслями в удобное для них время. Присылайте эти файлы до встреч и записывайте сами встречи, чтобы люди, которые не смогли на них присутствовать ознакомились с повесткой. Писательство — навык, который всем нам нужно развивать, поэтому просто начните и заметите, как быстро вы станете в этом спецом.

Но как насчёт болтовни у кулера?

Иногда быть удалённым работником — одиноко. Вы скучаете по общению у кулера, тусовкам с коллегами или по ничего не значащему общению в перерывах. Хорошие новости: инструменты можно использовать не только для работы. Создайте чат в своей рабочей зоне, где все смогут общаться и отправлять друг другу мемы. Или назначьте двадцатиминутный кофе-брейк для всей команды для болтовни ни о чём.

Вдохновение и культура обмена

В удалённой работе команды самое сложное — понять, над чем работают другие. Часто кажется, что раз человек дома, то он ничего не делает. Попробуйте культивировать культуру постоянного обмена, вместо тотальной прозрачности. Работаете над новым дизайном или прототипом? Отправьте его в чат, чтобы все могли увидеть, что и как вы делаете.

Люди прокомментируют работу или просто поддержат вас. То же самое касается документов, заметок, слайдов и вообще чего угодно, над чем вы работаете. Сначала может быть страшно, но это же просто ваши коллеги. Чем чаще вы будете делиться, тем проще и веселее для всех это станет.

Инструменты и сервисы, которые помогут в удалённой работе

Успех удалёнки почти целиком зависит от людей и культуры в вашей команде/организации, но в мире много классных сервисов, которые помогут настроить процессы. Я думаю когда-нибудь сделать более подробный лист, но сейчас изучите сервисы, которые собрали ребята из remote.tools. Сайт хорошо организован и все сервисы разбиты по категориям, найти то, что вам нужно, — проще простого. Несколько примеров:

Для хранения файлов:

• Google Drive — облачное хранилище Google;
• One Drive — облачное хранилище Microsoft;
• Dropbox — удобное место для доступа к файлам и их обмена;
• V2Cloud — облачный рабочий стол.

Для общих заметок:

• Notejoy — пространство для обмена заметками;
• Fireflies — ИИ, который записывает ваши встречи;
• Evernote — приложение для заметок, списков и архивов;
• Notion — рабочее пространство для любых записей и вики.