Этичная удаленка: как не стать токсиком в рабочем чате

Многие компании работают в удаленном формате уже два года. Но правила взаимодействия в таком виде все еще не до конца закрепились. Можно ли писать в нерабочее время, чтобы человек прочитал письмо, когда ему будет удобно? Уместно ли отправлять коллегам голосовые сообщения, когда проще объяснить голосом? В статье эксперт-практик в области управления репутацией, руководитель агентства Media Research Family и автор книги «Формула онлайн-репутации» Юлия Бюрг рассказала, каких правил стоит придерживаться в рабочем чате. 

Карантин давно завершен, и офисы снова открыли двери для сотрудников. Но далеко не все вернулись к привычному формату работы — многие предпочитают оставаться на удаленке. У такого варианта труда масса преимуществ: возможность самостоятельно выстраивать график, не спорить с коллегами по поводу открытого или закрытого окна и не гладить впопыхах рубашку перед выходом из дома. Но все эти привилегии можно перечеркнуть незнанием цифрового этикета.

Вот ключевые правила удаленки, которые позволят повысить эффективность работы и сохранить отношения с коллегами и клиентами.

Писать только в рабочее время

На удаленке многие страдают оттого, что не могут совладать с распорядком дня в рабочее время. Ночные сообщения по работе могут добить и без того расшатанную психику коллег.

Конечно, бывают ситуации «аларм!» или «мы горим!», но при грамотно выстроенных процессах это происходит нечасто. Чтобы не потерять несрочные задачи, лучше ставить их в рабочее время. Пропишите регламент, в котором будет указано, в какие часы сотрудник обязан реагировать на сообщения.

Совет: в качестве корпоративного мессенджера можно отойти от WhatsApp или Telegram. Это личное пространство человека, которое в идеале должно оставаться без рабочих чатов. Лучше выбрать специальное ПО: Trello, Slack и другие приложения. Уведомления из таск-менеджера можно настроить на рабочую почту и отключать их на телефоне во внеурочное время.

Вместо голосового – текст

Опрос доказал, что 68% россиян больше всего в удаленной работе злят голосовые сообщения.

Общаться по рабочим вопросам лучше текстом, это экономит время адресата, поскольку аудиосообщения тормозят рабочие процессы.

Правило простое: если можно описать задачу текстом — напишите. Если возникший вопрос необходимо объяснить голосом — заранее договоритесь с коллегой или клиентом о звонке, либо спросите разрешение о записи голосового сообщения. 

Предупреждать о звонке

Хуже неожиданного голосового от руководителя может быть только неожиданный онлайн-звонок. Постоянные скайп-коллы и зум-конференции выводят людей из себя.

В некоторых компаниях сотрудники проводят на онлайн-встречах по 6 часов в день, из-за этого у них не остается времени на выполнение задач. А какие-то команды так привыкли работать в офисе, что даже удаленно находятся на связи весь рабочий день. Например, сотрудники одной компании весь день находятся онлайн в скайпе, периодически общаются, а в остальное время выполняют свои задачи. Естественно это не только очень выматывает, но и снижает эффективность.

Важно строго регламентировать совещания с сотрудниками и клиентами, созваниваться только по необходимости и использовать таск-менеджеры для постановки и контроля задач.

Писать больше, но реже

Другими словами, не разбивайте одну мысль на десять сообщений.

Мозг быстро устает от большого объема информации и через время не воспринимает ее должным образом. Всегда четко прописывайте тезисы – так вы подсознательно будете пытаться уложиться в отведенное время. Общение в корпоративном мессенджере не должно напоминать спам. Разбивать одну мысль на множество коротких сообщений как минимум непрофессионально.

Установите правило в команде: «Излагать мысли в одном сообщении». Если требуется прикрепить ссылку или файл, то отправлять их нужно вместе с текстом сообщения, чтобы было проще искать необходимую информацию.

Не игнорировать сообщения и задачи

Если прямо сейчас у вас нет времени ответить на длинное сообщение коллеги, то так и напишите: «Отвечу через N минут».

Коллега по ту сторону экрана не знает, увидели вы сообщение или диалог просто был открыт и письмо прочиталось автоматически. При нехватке времени лучше сразу сориентируйте, когда сможете вернуться с более подробным ответом. Так и коллега будет спокоен, и вам не придется впопыхах составлять ответ на длинное сообщение.

Уйти от микроменеджмента и научиться доверять сотрудникам

Руководителям смириться с удаленкой чуть сложнее, чем сотрудникам. Чтобы хоть как-то вернуть контроль над задачей, начинаются постоянные звонки, бесконечные вопросы в мессенджерах о ходе работы, просмотр незавершенных онлайн-документов. Все это крайне раздражает сотрудников и лишает мотивации.

Важно научиться доверять подчиненным и заниматься своей работой. Контролировать выполнение задач удаленными сотрудниками можно с помощью таск-менеджеров и грамотно выстроенных бизнес-процессов.

Соблюдать правила цифрового этикета в e-mail-переписке

Порядок в официальной e-mail-переписке важен не меньше, чем порядок в чатах и таск-менеджерах.

Письма, которые содержат лишние знаки препинания, пробелы, бесконечные многоточия, в которых скачут строчки и есть ошибки или в которых забыли добавить вложение, — все это небрежная переписка.

Не менее страшный грех — отвечать не в той же ветке, а по отдельности, каждый раз создавая новые темы письма. У писем должна копиться история, так намного проще находить нужную информацию в короткие сроки.

Разработайте небольшой регламент и объясните сотрудникам, почему важно соблюдать базовые правила работы с почтой. К сожалению, многие за собой не замечают таких проблем.

Помните, чем больше растет напряженность в рабочих чатах, тем быстрее накапливается негатив внутри коллектива. Отсутствие командного духа — это, в первую очередь, недовольные сотрудники, которые при любом удобном случае могут вынести сор из избы в публичное пространство и оставить негативный отзыв о компании. Каждый негативный отзыв — это дополнительный удар по репутации бренда. 

В книге «Формула онлайн-репутации, или Простыми словами об ORM» я подробно рассказываю о формировании репутации в сети. Большой раздел книги посвящен построению HR-бренда. В нем можно найти ответ на вопрос «Как создать сильную репутацию бренда и укрепить корпоративную коммуникацию».

Кстати, умение правильно общаться в рабочих каналах пригодится не только удаленщикам, даже в OpenSpace-офисах есть чаты по интересам, поэтому обязательно пересылайте текст своим знакомым, которые любят записывать голосовые и отправлять сообщения по одному слову.

Рекомендуем книгу

Иллюстрации: Janis Andzans