Модерация для решения бизнес-задач: 5 полезных инструментов

Модерация — это не только набор практик, которые помогают организовать общение в группе, но еще и своего рода философия эффективной коммуникации. Хороший модератор помогает структурировать общение в группе и создать продуктивную атмосферу, чтобы следовать к заранее намеченным целям. 

Книга «Ведущий к цели» дает полное представление об основных принципах, практиках и методах модерации и фасилитации. А в этой статье руководитель направления модераций консалтинговой группы BITOBE Елизавета Боровикова рассказала, зачем нужно модерировать групповое обсуждение и какие инструменты помогают делать это эффективно. 

Модерация — это искусство управления групповым обсуждением. У модератора нет намерения научить «как правильно». Его задача, в отличие от бизнес-тренера, не привить какой-то конкретный навык, а использовать потенциал группы для поиска ответов на вопросы, стоящие перед командой и бизнесом. 

Зачем нужна модерация

Рассмотрим некоторые ключевые эффекты, которые достигаются путем модерации.

1. Способствует достижению разделяемых всеми договоренностей за короткий срок

Вспомните рабочую задачу, решение которой вызывало эмоциональные дискуссии разных заинтересованных сторон. Если не использовать модерационные техники и инструменты, то подобные обсуждения могут проходить часами и не приносить никакого результата. Модерация, пожалуй, лучший инструмент, чтобы учесть мнение каждого участника, выработать совместные решения относительно конкретной задачи и достаточно быстро прийти к договоренностям, разделяемым каждым.

2. Повышает вовлеченность и ответственность

Формирование разделяемых всеми договоренностей — это один из первых шагов на пути к переменам. Но зачастую руководители сталкиваются с барьерами на этапе внедрения изменений. Модерационные сессии позволяют снизить естественное психологическое сопротивление новизне, сформировать чувство причастности к предстоящим изменениям и тем самым повысить вероятность успеха при их внедрении.

3. Делает команду более эффективной

Эффективная команда способна достигать результата, используя наименьшее количество ресурсов — денежных, временных, человеческих и т. д. Один из лучших способов сплотить команду и увеличить ее эффективность — синхронизировать ожидания и интересы участников. Всё это достигается путем открытого обсуждения взглядов и позиции друг друга относительно разных вопросов и задач — то есть путем модерируемого диалога. 

4. Помогает сформировать единый понятийный аппарат в рамках целей и задач компании

Модерация позволяет участникам не только договориться о способах решения конкретных бизнес-задач, но и помогает сформировать единый понятийный аппарат. Он затрагивает как конкретные термины и понятия, так и более сложные смысловые конструкции. Понятийный аппарат необходим, потому что он упрощает коммуникацию и существенно снижает затрачиваемое время. 

5. Позволяет использовать потенциал группы для решения сложных бизнес-задач

Часто сложные бизнес-задачи требуют особенного подхода — например, модерации, так как она позволяет расширить картину мира за счет консолидации знаний и опыта участников. О том, что истина рождается в споре, говорил еще Сократ. Сегодня мы можем назвать его одним из первых модераторов. Конструктивный спор в формате модерируемого обсуждения позволяет использовать потенциал группы и найти нетривиальные решения уникальных бизнес-задач.

Пять ключевых инструментов модератора

Существует большое количество методик, инструментов и техник модераций, и их арсенал расширяется с каждым годом. Познакомимся с ключевыми техниками и инструментами (четыре из них позаимствованы из книги директора по развитию консалтинговой группы BITOBE Наталии Боровиковой «Ведущий к цели»), которые руководитель может эффективно применять для решения большого количества разноплановых задач. 

1. Мозговой штурм

Мозговой штурм (мозговая атака; от англ. brainstorming) — метод формирования и отбора новых идей по решению узкой проблемы (задачи) ограничен по времени. Проблема понимается как некоторое действие, которое предстоит выполнить на пути к достижению цели; «узкое место», которое предстоит расширить.

Правильно организованный мозговой штурм включает четыре обязательных этапа:

1. Представление участников друг другу и знакомство с ведущим штурма (5–10 минут). Далее участники знакомятся с общими правилами проведения штурма.
2. Постановка задачи (10–15 минут). Формулирование задачи и, по ситуации, детализация действий, необходимых для ее решения. После этого происходит распределение ролей между участниками в зависимости от поставленной задачи и выбранного способа штурма — подробнее о них рассказано в книге «Ведущий к цели».
3. Генерация идей (30–40 минут). Это основной этап мероприятия. Здесь очень важно соблюдать правило: главное — количество идей. Совет: будьте открыты новому и необычному, не ограничивайте себя. В ходе штурма действует полный запрет на критику и любую (в том числе положительную) оценку высказываемых идей, так как оценка отвлекает от основной задачи и сбивает творческий настрой.
4. Группировка, отбор и оценка идей. Этот этап следует проводить после короткого перерыва. Именно он позволяет выделить наиболее ценные идеи и сформировать итоговый результат мозгового штурма. В отличие от третьего этапа, оценка, наоборот, приветствуется. Успешность этого этапа напрямую зависит от того, насколько одинаково участники понимают критерии отбора и оценки идей.

2. Мировое кафе (World Cafe)

«Мировое кафе» — техника модерации, которая совмещает процесс совместной аналитической работы с отбором конструктивных решений и располагающую к творчеству неформальную (легкую) атмосферу кафе.

Ключевые этапы:

1. Начало. Разделение участников на группы, формулировка обсуждаемых вопросов, обязанности «хозяев столов». Участники рассаживаются так, как это и бывает в обычных кафе, то есть по три–четыре человека за столик. При этом один человек становится хозяином за столом, остальные — его гостями. Для решения задач в малой группе есть бумажные скатерти и фломастеры, все идеи фиксируются в любой форме: запись, рисунок, диаграмма.
2. Основная часть. Несколько раундов бесед (минимум три) с переходом за разные столики. Распределение участников показано ниже . «Хозяева столиков» остаются на месте, остальные участники переходят за другие столики. Задача «хозяина стола» — знакомить новых участников обсуждения с результатами работы предыдущей группы и фиксировать новые идеи. Через 10–30 минут гости отправляются к следующему столику, выступая «посланцами новых идей», «хозяин» же остается на месте и вводит новых пришедших к нему гостей в курс дела: презентует основные соображения, рассмотренные до этого. Работа продолжается с учетом всего, что подготовили предыдущие гости.
3. Завершение. Возвращение участников за свои столики, обобщение идей «хозяевами стола»; создание «галереи идей», консолидация и структуризация основных идей. К концу второго круга дискуссий все «посетители кафе» знакомятся с идеями и предложениями друг друга, каждый высказывает свое мнение и выслушивает коллег. После нескольких таких переходов между столиками все собираются для общего обсуждения темы.

3. Workshop («Мастерская»)

«Мастерская» — это короткий интенсивный обучающий курс из одного или нескольких занятий, в процессе которого акцент делается на взаимодействии и активном обмене информацией между участниками.

Этапы проведения мастерской:

1. Разработка программы. На данном этапе инициирующая команда (или одно лицо) формирует основную цель (вызов) воркшопа и базовый набор параметров, включающий проблематику, необходимое материально-техническое обеспечение, исходные данные, состав участников, виды активностей на мероприятии, способы представления результатов, источники финансирования и др.
2. Организация и подготовка. Формирование организационного комитета, определение места проведения, формирование условий для будущей среды взаимодействия и приглашение участников, информирование заинтересованных организаций и лиц, реклама.
3. Проведение мастерской. Установка целей и уточнение или генерация идей, обработка полученных решений, презентация и оценка результатов.
4. Внедрение результатов мастерской в практическую деятельность и более глубокое осмысление достигнутых решений.

4. Дерево выращивания идей

Эта техника помогает составить групповой план действий и подготовиться к реализации изменений.

Проводится в четыре ключевых этапа:

1. Сначала мозговой штурм (3–5 минут). Участники выдвигают идеи по поводу того, что должно быть сделано в компании. Затем участники объединяются в малые группы, каждая из которых выбирает из общего списка по пять идей и записывает их на отдельных листах.
2. После этого предложения прикрепляют к «дереву идей» (на доске или стене). Группа зачитывает их, но не критикует. Сходные предложения объединяют, чтобы они не дублировались.
3. Потом малые группы приступают к сбору «плодов дерева» (10 минут): они «срывают» три лучших предложения с «дерева», при этом из собственных идей они могут выбрать только одну.
4. Отобранные идеи переносятся на флипчарт во «временной отрезок», на котором происходит планирование (15–20 минут). Группа работает над тем, чтобы «временной отрезок» с отобранными идеями превратился в полноценный график действий.

5. Берлинская стена

Берлинская стена — одна из техник модерации, которая позволяет сформулировать барьеры (сложности) и определить способы их преодоления.

Техника проводится в несколько этапов:

1. Формулирование барьеров (сложностей). Участники объединяются в мини-группы, каждая из которых формулирует барьеры относительно какой-то конкретной темы. Сложности фиксируются на стикерах красного цвета (1 барьер = 1 стикер) и прикрепляются на флипчарт (10–20 минут).
2. Определение способов преодоления барьеров. Группы меняются флипчартами по часовой стрелке. На этом этапе участникам предстоит сформулировать решения сложностей, которые были обозначены другой группой участников (15–25 минут). Решения фиксируются на модерационных карточках зеленого цвета и крепятся рядом с соответствующим стикером красного цвета (одно решение = один стикер). На каждый барьер может быть сформулировано несколько решений, минимум — одно.
3. Презентация результатов. В финальной части представитель от каждой группы кратко презентует результаты работы (3–5 минут). Чтобы сократить время выступлений и сфокусироваться на ключевой информации, участникам можно дать задание презентовать только 3–5 главных барьеров и способов их решения.

Рекомендуем книгу