Коллеги, всё горит: когда лучше не писать письма
Можно избежать некоторых проблем, если знать, когда лучше не писать. Решать вопросы в письменной форме удобно, но не всегда уместно. О том, когда не надо тратить время на письма, рассказывают Максим Ильяхов и Людмила Сарычева в книге «Новые правила деловой переписки».
Не пишите на эмоциях
Когда несправедливость и ярость наступают со всех сторон, но кричать на работе неэтично и стыдно, ваш первый порыв — это написать письмо. Вы думаете, что сразу поставите виновных на место, за что удостоитесь похвалы директора, а коллеги проникнутся к вам уважением. По факту всё происходит иначе. Когда вы пишете на эмоциях, эти эмоции невозможно скрыть. Как бы тщательно вы ни подбирали слова, ваш гнев или претензии будут заметны в тексте.
Когда вы находитесь под влиянием эмоций, то не замечаете, насколько это очевидно для окружающих. Особенно, если всплеск вызван серьёзным конфликтом и застарелыми обидами: эти причины проявятся в письме, даже если вы их тщательно замаскируете. Поэтому лучше предложите обидчику переговорить с глазу на глаз или дождитесь, пока эмоции схлынут и вы сможете написать письмо без эмоциональной окраски.
«Правила, которые помогут поймать себя на эмоциях:
Если вам очень хочется написать это письмо — это эмоции.
Если вы прочитали письмо и вам не терпится на него ответить — это эмоции.
Если, отвечая на письмо, вы пишете и стираете текст, подбираете слова и пытаетесь выглядеть спокойным и объективным — вами движут эмоции.
Нужно сначала успокоиться, а потом... ПОЗВОНИТЬ!».
Не пишите вместо планёрки
Когда в компании возникает вопрос, касающийся каждого сотрудника, самый неудачный способ его обсудить — создание коллективной переписки. Планёрки — удобный способ взаимодействия и решения проблем. Руководитель ведёт планёрку и вовремя пресекает тех, кто отклоняется от тем обсуждения. В почтовой планёрке царит хаос: все пишут невпопад, иногда не нажимают «Ответить всем», и в результате главная мысль теряется.
Не пишите в случае «пожара»
Если у вас срочный вопрос, который требует незамедлительного решения, звоните или договаривайтесь о личной встрече. Так вы не будете нервничать в ожидании ответа и ежеминутно проверять почту в ожидании обратной связи.
Все отвечают на электронные письма по-разному: кто-то проверяет почту несколько раз в день, кто-то открывает ящик в конце недели, а кто-то получает уведомления обо всех входящих письмах и сразу на них реагирует. Не возлагайте на письма больших надежд, помните: срочные вопросы решаются в личном разговоре.
«Не пишите письма, когда что-то "горит": то есть случилось что-то из ряда вон выходящее, нужна мгновенная реакция адресата или вся работа встала без ответа этого человека. Всё, что в почте, по умолчанию не "горит"».
Не пишите в сложных ситуациях
Опасно надеяться на письма, когда на кону обсуждение непростого вопроса или запуска нового проекта, где важны даже детали. Читатель может не уделить письму должного внимания, просмотреть по диагонали и в итоге не вникнуть. В результате вы получите быстрый ответ и будете недоумевать, почему нет дополнительных вопросов или уточнений.
Если вопрос срочный, а личное обсуждение невозможно, позаботьтесь о том, чтобы ваше письмо и прилагаемые к нему документы были понятны:
- Предупредите читателя об объёме письма и его важности.
- Вставьте в письмо текст всего документа или его часть, если письмо от этого не «разорвёт».
- Разбейте письмо на разделы с подзаголовками.
- Задайте в письме вопросы или поделитесь сомнениями. Если читатель их проигнорирует, вы поймёте, что он читал письмо невнимательно.
«Сложные концепции лучше представлять лично: следя за реакцией, рисуя схемы и сразу отвечая на вопросы. Людям трудно вникать в запутанную мысль, когда она описана в письме, и чаще всего они пробегутся по диагонали и поймут всё неправильно. А то и вовсе не вникнут и просто со всем согласятся».
Ещё раз коротко:
- Не пишите на эмоциях
- Не пишите вместо планёрки
- Не пишите, когда всё горит
- Не пишите в сложных ситуациях
Почему вежливые письма могут бесить
Людмила Сарычева объясняет, почему вежливые письма — это не то, к чему все привыкли