Коллеги, меня слышно? Правила коммуникации на удалёнке

Мы живём в новой реальности и эта реальность состоит из домашнего офиса и самоконтроля. Мы уже прочитали и написали много советов о том, как обустроить своё рабочее место, чем занять детей и где найти фокус. Это сиюминутные решения, которые важны прямо сейчас, но пора признать, что удалённая работа — наше будущее.

Юрий Шароватов начал писать «Дистанционный менеджмент» год назад и, конечно, не знал, что будет дописывать книгу в марте, когда весь мир вынужденно отправит сотрудников по домам. В ней описаны основные этапы перехода на удалёнку, все проблемы, с которыми сталкивается менеджер и сотрудник. Каждый этап и шаг проиллюстрирован опытом крупных компаний, сотрудники которых работают по всему миру: Skyeng, «Билайн», «Почта Банк», ManGo! Games и других.

Почему все так боятся удалёнки

Надо сказать, что работа на дому мало у кого вызывает восторг: менеджеры боятся, что сотрудники будут халтурить, а те в свою очередь страдают от отсутствия живого общения и необходимости самостоятельно организовывать рабочее место. Все эти проблемы решаемы: отчасти усилиями сотрудника, отчасти работой команды. Ключ к решению — коммуникация.

Как общаться с дистанционными сотрудниками

Представим, что коммуникация — это айсберг. Информация, которую мы передаем друг другу в явном виде, это часть, видимая над поверхностью воды. При этом большую часть информации мы не видим, не осознаем, но она также передается в процессе коммуникации. Мы сначала соприкасаемся с человеком эмоционально, а уже потом начинаем обсуждать дела.

В общении на удалёнке чаще всего используется телефон и почта, реже видеосвязь и почти никогда личное общение. Сужается канал передачи информации и мы хуже понимаем эмоции, настроение и мотивацию собеседника. Чтобы этого не происходило, нужно приблизить дистанционное общение к личному. Это значит, нужны регулярные встречи с видеосвязью и договорённость об общих рабочих часах, когда любому сотруднику можно написать и быстро получить ответ.

Каждая команда может подобрать встречи под себя, но вот какие форматы Юрий Шароватов считает обязательными. Для всех актуально правило видеосвязи: мы лучше понимаем собеседника, когда видим его.

• Встреча 1:1. Подходит для обсуждения текущих проектов и задач, согласования планов, обратной связи и оценки работы сотрудников.
• Оперативная связь. Для коротких вопросов используйте мессенджеры, а для срочных — звонки.
• Координация работы команды. Встреча всей команды может проходить как в формате ежедневных коротких стенд-апов в начале дня, так и раз в неделю, но по часу.
• Общее собрание всей команды. 1-2 раза в год нужно собирать команду на очную встречу, чтобы не появлялось чувства оторванности от коллектива.
• Поддержание информационного потока. Все сотрудники должны быть в курсе всех событий. Можно завести внутреннюю рассылку, подкаст, корпоративный форум или чат.
• Обмен знаниями. У сотрудников должно быть пространство, где они могут поделиться своими знаниями, открытиями, опытом друг с другом и обсудить рабочие вопросы, которые их волнуют.
• Неформальная коммуникация. Место для общения у кулера или в столовой, где можно обмениваться шутками, новостями, музыкой и любыми другими не связанными с работой вещами.

Созвоны нужны по каждому проекту, чтобы все стороны могли синхронизироваться и чувствовать постоянную поддержку команды и руководителей, не отрываться от коллектива.

Нехватка общения, мотивации, обратной связи — самые серьёзные, но не единственные проблемы дистанционной работы. Прочитав книгу «Дистанционный менеджмент» вы сможете удалённо:

• поддерживать мотивацию сотрудников на нужном уровне;
• нанимать новых работников в команду;
• контролировать выполнение задач без давления и постоянной слежки;
• давать подробную и своевременную обратную связь;
• своевременно ставить и делегировать задачи;
• создать самую сплочённую дистанционную команду.