Как успевать к дедлайну и не откладывать проекты на неопределённый срок: 6 советов

В понедельник вы говорите: «Я сделаю это ближе к вечеру». Вечером вы успокаиваете себя: «Сегодня у меня совсем не было на это времени. Сделаю это завтра с утра!». А затем снова и снова откладываете работу, как будто проигрываете свой собственный «День сурка». Наконец, за пару часов до дедлайна вы в спешке выполняете всю задачу целиком. Знакомая ситуация?

Дедлайны заставляют нас нервничать. Тревожность зашкаливает, когда вы должны быть спокойны и сосредоточены, и кажется, будто над вами висит Дамоклов меч, который вот-вот сорвется. Впрочем, есть люди (и они вполне реальны), которые управляются с дедлайнами похлеще любого ниндзя. Они не супердисциплинированы в обычной жизни. Но знают несколько секретов, которые позволяют быстрее достигать цели и лучше придерживаться сроков.

Преимущества дедлайнов

Постановка реалистичных сроков имеет массу преимуществ:

• вы сокращаете время на проекты на 40%,
• становитесь более продуктивными и меньше прокрастинируете,
• повышается концентрация внимания и вам проще расставлять приоритеты,
• вы лучше оцениваете свою загрузку и учитесь говорить «нет» второстепенным задачам.

Определить приоритет задачи и оценить получившуюся нагрузку поможет плакат с матрицей Эйзенхауэра. Распечатайте его и распределяйте задачи с помощью стикеров по двум метрикам: срочность и важность.

Еще дедлайны могут вызвать эустресс — он же «полезный стресс», позитивный когнитивный ответ на стресс, термин для которого придумал эндокринолог Ханс Селье. С помощью эустресса чувствуете смысл, надежду, обретаете веру в свои силы и желание преодолевать трудности.

6 советов, которые помогут придерживаться дедлайнов

1. Спите

Конечно, во сне вы не успееет к дедлайнам. Зато сон очищает ваш разум. Исследования показывают, что сон укрепляет силу воли и делает ум острее. Миллиардер и эксперт по переговорам Карл Айкан использует интересную технику: он назначает переговоры на вечер, а сам может проспать до 4-х часов дня. Можете попробовать — говорят, мозг гораздо быстрее сможет решать сложные задачи после сна.

2. Начните прямо сейчас

Не завтра и не на следующей неделе. Вам не нужно выполнять задачу полностью, просто начните. Вы наберёте обороты и поймёте, чего именно не хватает для завершения задачи. Нет ничего хуже, чем за день до конца проекта говорить начальству, что у вас недостаточно вводных данных.

Попробуйте прототипирование — эффективный способ начать работу над задачей. Сперва завершите часть работы — набросок документа или драфт презентации — и покажите ее заказчику. Соберите отзывы на ранних этапах вашего проекта, выясните, чего не хватает и постоянно запрашивайте обратную связь.

3. Работайте в обратном направлении

Постановка сроков без логического обдумывания — путь в никуда. Когда вы ставите дедлайн для проекта, разбейте его на несколько небольших задачек, используя технику S. M. A. R. T.

Спросите себя: «Какой шаг я должен буду сделать самым последним?» и продолжайте мыслить в обратном направлении — от самого конца к началу: какие шаги вы предпримите, какие задачи решите и что вам для этого потребуется. Это поможет определить подзадачи. Выясните, сколько времени потребуется на их выполнение и поговорите с людьми, у которых есть похожий опыт.

4. Не добавляйте себе забот

Когда конец проекта уже близок, так и хочется добавить еще парочку задач. Вы добавляете и добавляете микрозадачи, чувствуя себя каждый раз царем горы, когда заканчиваете их. Только вот это ловушка!

Допустим, у вас назначена встреча. Время еще есть и вы решаете выполнить одно небольшое задание. Потом еще одно: времени-то достаточно. С каждым разом вы чувствуете все больше положительных эмоций — а потом оказывается, что время вышло и на встречу вы уже не успеваете. Поэтому наш совет: удаляйте ненужное. Ограничьтесь небольшим списком задач, всегда оставляйте себе пятнадцать минут свободного времени перед встречами, начинайте сворачивать работу за 30 минут до того, как уходите. Не переоценивайте свои способности: лишь некоторые могут жонглировать сразу несколькими задачами, большинству же это не под силу.

5. Доделывайте

Не копите незавершенные дела. Психолог Блюм Зейгарник выяснил, что незаконченные задачи запоминаются лучше тех, что вы завершили, и перетягивают все ваше внимание на себя. С этим вам поможет справиться система GTD (Get Things Done), разработанная Дэвидом Алленом и затем нашедшая популярность у многих бизнес-коучей.

6. Приоретизируйте

Учитесь ставить приоритеты: если от вас зависят члены вашей команды, в первую очередь делайте те задачи, которые должны затем передать им. Если ваш коллега ожидает получить от вас важную информацию по проекту, сперва поделитесь ею с ним, а затем уже начинайте работу. Учитесь делегировать задачи и работать совместно с другими людьми — в одиночку невозможно успеть все на свете.

Откажитесь от отвлекающих факторов: Крис Бэйли, автор книги «Мой продуктивный год» в своем TED-выступлении рассказывает, как целый год тестировал различные техники эффективности, а в реальности помогла только одна — ограничение пользования телефоном всего 30 минутами в день.

Что делать, если вы не успеваете

Дедлайны не высечены в камне и иногда вы не сможете уложиться во время. Информирование заказчика об этом в самый последний момент — признак дурного тона, поэтому, если вы вдруг не успеваете, постарайтесь заранее и многократно об этом сообщить. Расскажите о том, что вас тормозит, и объясните, сколько еще вам нужно времени для завершения проекта. Ничего не случится: люди в основном хорошо реагируют, когда вы заранее их предупреждаете.

Представьте, как вы себя почувствуете, если кто-то опоздает со сдачей вашего проекта. Так же чувствует себя и ваш заказчик, поэтому важно предложить что-то, что компенсирует все неудобства. Например, пришлите две статьи вместо одной, добавьте еще одну страницу к вашему исследованию, продумайте дизайн презентации или снизьте немного стоимость.

Подведем итоги

На самом деле, все, что вам нужно, чтобы успевать ровно в срок — это пара рабочих стратегий и прагматичное мышление. Устанавливайте сроки для действительно значимых проектов и игнорируйте те, которые считаете неважными.

Вы способны на многое. Применяйте свои знания в нужных областях. Делайте меньше, но лучше. Так вы научитесь делать то, что должны, и не жертвовать тем, что вам нравится.