Как сделать презентацию в Zoom-конференции интересной и комфортной: 6 шагов

Большинство ковидных ограничений сняты, но люди все равно продолжают оставаться в онлайн-пространстве. Действительно, зачем куда-то ехать ради совещания, если можно собраться на видеоконференции? Но если вы хоть раз рассказывали презентацию или читали лекцию для черных иконок в Zoom, то знаете, что удерживать внимание онлайн-аудитории гораздо сложнее, чем взаимодействовать вживую.

О том, как научиться правильно выступать онлайн, написала книгу «Звезда эфира» Светлана Колосова, кандидат психологических наук и автор многочисленных статей на тему онлайн-коммуникаций, эмоционального интеллекта, лидерства и стрессоустойчивости. В статье Светлана поделилась основными правилами, которые помогут сделать презентацию в Zoom интересной и комфортной для спикера и слушателей. 

Представьте, что предстоящее выступление — это спектакль, в котором главная роль и функция режиссера принадлежат вам. Отрепетировать выступление перед зеркалом — это полдела. Необходимо набросать примерный сценарий и выстроить мизансцены, то есть определиться: что и в какой момент вы будете делать.

Важно составить список действующих лиц — это члены вашей команды или руководители направлений, которые будут участвовать в Zoom-конференции и смогут дать компетентные ответы на возможные вопросы по презентации отчета или проекта. Также нужно заранее определиться, кто будет модератором: вы сами или приглашенный специалист.

«Пролог»: продумайте самопрезентацию

«Когда выходишь на эстраду, стремиться нужно к одному — ...всем рассказать немедля надо кто ты, зачем и почему». Эта цитата из песни известного персонажа фильма «Покровские ворота» как нельзя точно отражает суть наших последующих действий.

Перед началом презентации нужно кратко изложить информацию о себе как о руководителе конкретного проекта. Здесь нас поджидает первая ошибка, которую совершают некоторые спикеры: от волнения или попытки показать важность они начинают подробно перечислять свои регалии, личные достижения и статусы. Согласитесь: это несколько утомительно для аудитории, которая собралась не на ваш бенефис, а по конкретному поводу — послушать отчет или презентацию. Поэтому достаточно будет определить самые важные для вас характеристики, релевантные происходящему. Например, стоит отметить ваш опыт работы в сфере и сколько проектов вы реализовали по данной теме.

Если презентацию поручено провести приглашенному модератору, то у него также должен быть заранее заготовленный сценарий и краткая информация для представления ключевых спикеров.

План «Б»: дайте время для подключения важных участников

Иногда подключение к видеоконференции в Zoom проходит не так гладко, как хотелось бы. Если мы видим, что кто-то из руководителей еще не на месте или у кого-то возникли технические проблемы, то после себя мы представляем ключевых членов команды, которые вместе с нами работали над проектом или отчетом.

Таким образом мы удлиняем комфортный период для включения важных людей в Zoom-конференцию.

Важно вовремя перестроиться и заранее решить, как будет выстроена презентация, чтобы обеспечить комфорт всем участникам со стороны руководителей (инвесторов, совета директоров и т. д.).

И только когда все заинтересованные лица подтвердили свое присутствие (обычно это занимает 5–7 минут), вы объявляете о готовности начать презентацию.

Начните с результатов

Начинать всегда нужно с главного. Психология нашего восприятия построена по логике от общего к частному, поэтому мы стремимся изложить сперва некую предысторию вопроса. Правда, это вызывает у аудитории лишь раздражение, особенно у руководителей, которые и без вашего участия отлично ориентируются в сути поставленных задач, а от вас ждут конкретных результатов.

Только после того, как вы озвучили достигнутые результаты, можно изложить волнующие подробности: какие шаги были предприняты, с какими трудностями вы столкнулись, какие инструменты использовали и т. д.

«Давайте делать паузы в словах»: ненадолго остановитесь

В ходе изложения отчета после важных фраз или обозначения ключевых моментов следует делать короткие паузы. Это очень важная часть выступления: нужно убедиться, что нас слушают, и проверить, не появились ли у аудитории вопросы.

Формат работы обговаривается в начале презентации или после демонстрации первого слайда с результатами. Ключевые фигуры из числа ваших слушателей сами выбирают: задавать возникшие вопросы в ходе доклада или же в конце выступления.

Таким образом вы показываете свою готовность к комфортной для руководителя (слушателя) работе. Кто-то готов сразу перейти к обсуждению, а кто-то хочет говорить после финала. Вы должны быть готовы к обоим вариантам.

Что было, что будет: расскажите про прошлое, настоящее и будущее

Фактически, презентация отчета должна уместиться на трех слайдах и включать в себя три времени: прошлое, настоящее и будущее.

• Прошлое: в начальной точке исходные данные были такие.
• Настоящее: достигнуты такие-то результаты.
• Будущее: как мы планируем развиваться дальше, какие у нас перспективы.

Этого будет вполне достаточно. Все остальное — детали и вопросы. Далее идут слайды, которые будут расшифровывать, аргументировать и дополнять обозначенные тезисы.

«Рояль в кустах»: дайте слово членам команды

В начале выступления мы представили действующих лиц — руководителей ключевых направлений вашей команды, которые работали над отчетом. В ходе ответов на вопросы наступает их «звездный час». Конечно, как руководитель вы сами должны быть готовы четко и грамотно ответить на любой поставленный вопрос. Но специалист в своей области ответит более убедительно. А это подчеркнет значимость и профессионализм всей команды и вас как руководителя.

Рекомендуем книгу

Иллюстрация на обложке: George Mussel