Как сделать холодное письмо тёплым: 3 простых правила
МЫ ПОСТОЯННО ПИШЕМ ПИСЬМА: ДЕЛОВЫЕ, РЕКОМЕНДАТЕЛЬНЫЕ, МОТИВАЦИОННЫЕ — ЖАНРОВ, ЦЕЛЕЙ И ЗАДАЧ МОЖЕТ БЫТЬ МАССА. МНОГИЕ ИЗ НАС УЧИЛИСЬ ПИСАТЬ ПИСЬМА ТОЛЬКО НА ПРАКТИКЕ: ПРИХОДИШЬ НА ПЕРВУЮ РАБОТУ, ПОСТУПАЕШЬ В ИНСТИТУТ, ПОДАЕШЬСЯ НА ПЕРВЫЙ ГРАНТ — ВОТ УЖЕ И ПИСЬМО. МОЖНО ЛИ НАУЧИТЬСЯ ПИСАТЬ ПИСЬМА ЗАРАНЕЕ? СОЗДАТЕЛЬНИЦА КУРСА О ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ «ПИШЕМ САМИ» АНАСТАСИЯ ЛАНДЕР СЧИТАЕТ, ЧТО ЛУЧШЕЕ УЧЕНЬЕ, КОНЕЧНО, ПРОХОДИТ В БОЮ — НО К БОЮ ТОЖЕ НАДО ГОТОВИТЬСЯ. ХОРОШУЮ БАЗУ ДАДУТ КНИГИ ПО ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ.
В своем курсе деловой коммуникации «Пишем сами» я не только делюсь со студентами своим двадцатилетним опытом работы в коммуникациях, но и, безусловно, апеллирую к знаниям признанных гуру коммуникации. У меня не самый большой список литературы, но он отлично подходит, чтобы сформировать базу. Обычно я даю ссылки на книги в их англоязычных версиях, и поэтому я была очень рада увидеть все рекомендуемые мной книги на русском языке в портфолио «Альпины».
Барбара Минто — имя, приводящее в священный трепет консалтеров по всему миру. Сотрудница McKinsey, Минто в свое время сформулировала ключевые принципы эффективной презентации и нарисовала так называемую «пирамиду Минто». Согласноэтим принципам, аргументов в презентации должно быть три, и ранжировать их нужно от самого срочного к менее срочному, самого значимого к менее значимому. Логично? Безусловно. Но как известно, простые истины лучше воспринимаются, когда кто-то суммирует их за нас и кладет в учебник. Минто немного суховата, но в этом суть жанра быстрого питча. Берите от Минто самое важное — и структурируйте суть вопроса деловых писем по принципу пирамиды.
Странно было бы создать курс о деловой переписке и игнорировать существование гуру инфостиля Максима Ильяхова. Я и не игнорирую! В своих книгах Максим очень наглядно и последовательно учит писать, не разливая воду, а находя действительно важные аргументы за и против. Он помогает вычленять ключевые сообщения вашего послания и делать такие акценты, на которые точно отреагирует адресат текста — будь то письмо или текст на вебсайте. Мой курс — не точная копия советов Ильяхова, мы с ним смотрим на деловую коммуникацию с разных сторон, но во многих вещах совпадаем Поэтому его книги я рада советовать к прочтению.
Еще одна знаковая фигура бизнес-мира — преподавательница великой школы INSEAD Эрин Мейер. Ее самый известный труд — «Карта культурных различий» — абсолютно обязателен к прочтению, если по роду деятельности вы сталкиваетесь с представителями разных культур и наций. В посыле Мейер нет никакой ксенофобии, но виден искренний интерес к тому, как помочь дубайскому и немецкому бизнесменам прийти на встречу вовремя. Это не самая легкая задача, если учесть, что мир ближневосточный смотрит на время как на гибкую и текучую субстанцию, а педантичные немцы отмеряют его по линеечке с точностью до секунды. На порой парадоксальных примерах Мейер показывает, как разные нации относятся к договоренностям, времени, иерархиям и предоставлению обратной связи. Ее данные не ставят оценку, но показывают наши особенности в сравнении с кем-то еще. Это даёт возможность подстроиться под стиль собеседника и лучше понять, почему иногда переговоры идут не так, как нам хочется.
Если вам нужно прочесть всего одну книгу по англоязычной деловой коммуникации, то это она. Книга разбита на тематические главы: контракты, отчеты, даже кризис-менеджмент, щедро снабжена примерами писем и вариациями различных ходовых выражений. Если вы джуниор в международной компании и никогда раньше не вели деловую переписку, этой книге самое место у вас на рабочем столе.
Как улучшить коммуникацию: 3 простых совета
Что же делать, если книги прочитаны, заметки сделаны, письма вы пишете по-новому, а ответов все нет? Причин может быть масса, но вот несколько рекомендаций, которые точно помогут повысить качество вашей деловой коммуникации.
ЗАБОТЬТЕСЬ ОБ АДРЕСАТЕ
Помните, что по ту сторону экрана — такой же человек, как и вы. У него гора почты, звонит телефон, кричит ребенок, собака просится погулять. Озаглавьте письмо понятной и исчерпывающей темой, отформатируйте текст в теле письма так, чтобы его легко было читать. Не забудьте про абзацы, ключевые мысли выделите, списки напишите в столбик, а не в строку. Обязательно повторите, как с вами связаться — не только в подписи, до которой адресат может и не дойти, но и в теле письма.
ИСПОЛЬЗУЙТЕ СОЦИАЛЬНОЕ ПОГЛАЖИВАНИЕ
Когда мы знакомимся очно или встречаемся с уже известным нам собеседником, то всегда тратим время на некий ритуал: спросить, как дела, как прошли выходные, как сдали экзамены дети, скоро ли в отпуск, и куда. Потратьте одну строчку письма на «социальное поглаживание»: «Надеюсь, ваши дела идут благополучно», «Надеюсь, что вы хорошо провели отпуск» и так далее. Вы увидите, как будет меняться отношение к вам и к вашим письмам.
НЕ БОЙТЕСЬ ЗВОНИТЬ ПО ТЕЛЕФОНУ
Любое письмо, даже самое любезное, — это кирпичик в стену недопонимания. Нам очень важны дополнительные составляющие коммуникации: мимика, жесты, интонация, тембр голоса. Если вы чувствуете, что диалог заходит в тупик, тональность писем с обеих сторон становится все более накаленной, вам перестают отвечать или отвечают односложно — поднимите трубку и позвоните. Часто бывает так, что самые строгие в переписке собеседники просто не успевают развернуть мысль. Двухминутный разговор по телефону может подвести конструктивный итог двум неделям письменного пинг-понга, а то и превратить назревающий конфликт в прекрасную дружбу.
Для всех читателей «Альпины» действует СКИДКА 15% на курс Анастасии Ландер «Пишем сами: Как написать безупречное деловое письмо» ПО ПРОМОКОДУ ALPINA.