Как поддерживать командный дух на удалёнке: 7 советов

WHY_EFFECT — коммуникационное агентство, esprezo — образовательная компания. У нас единая команда: делаем презентации, сайты, видеоролики и проводим тренинги по презентациям, выступлениям, сторителлингу и эмоциональному интеллекту.

Наш офис в Москве, но часть команды постоянно работает на удалёнке: из Краснодарского края, Самарской, Челябинской и Оренбургской областей, а ещё Индии, США и Приднестровья. Так что мы привыкли подключать ребят на встречи, совместное обучение и даже дни рождения и корпоративы.

Из-за пандемии вся команда перешла в онлайн, и даже так нам удаётся сохранять командный дух. Как — расскажем в этой статье. Будет полезно почитать тем, кто никогда не сталкивался с удалённой работой и чувствует себя одиноко в отрыве от коллектива, и тем, кто уже давно в деле, но хочет найти новые приёмы.

Созваниваемся утром и вечером

С первого дня удалёнки мы созваниваемся каждый день. В 9.30, чтобы помедитировать, настроиться на день или вместе позавтракать. Кто-то в это время только проснулся, а кто-то стартовал в 6.00 и уже переделал большую часть задач, потому что жаворонок или живёт в Челябинске. В 19.00 собираемся в Zoom, чтобы поделиться итогами дня, новостями или просто поболтать. Это необязательные мероприятия: подключается тот, кто может и хочет.

На прошлой неделе наш СЕО открыл прямую линию: в выделенные промежутки в течение рабочего дня он готов созваниваться с членами команды, чтобы просто поболтать. Его примеру последовали и другие: теперь в любой момент можно открыть календарь и найти компанию для обеда.

Вместе с вынужденной удалёнкой появилась и новая привычка: все вопросы решать на созвонах. Это помогает двигаться быстрее, держать руку на пульсе и не чувствовать себя в полной изоляции. Например, стало больше созвонов внутри команд: обмениваемся результатами, обсуждаем проблемы и успехи, контролируем все процессы.

Все подключаются к созвону со включёнными камерами, так проще настроиться на встречу и общение.

У нас есть несколько техник, которые мы использовали на внутренних встречах, а сейчас перенесли в онлайн. Во время созвонов всегда включаем камеры, чтобы видеть друг друга. В начале — чекин: быстро рассказываем, как дела, что на душе и в мыслях, чтобы настроиться на дела. В конце — чекаут: так же быстро обмениваемся мыслями, насколько продуктивно прошёл созвон и что мы из него вынесли.

Сейчас это стало особенно важно — понять, в каком настроении люди пришли и с какой мотивацией уходят. Если грустно или тревожно, сразу «выкладываем багаж на стол». Это занимает 5-10 минут в самом начале, зато дальше разговор идёт бодрее. После созвонов пишем фоллоу апы, чтобы зафиксировать внутренние договорённости.

Пишем фокусы

Вместо утренних планёрок, фиксируем приоритетные задачи на день. Список фокусов публикуем в отдельном треде внутри командного чата. В конец дня ставим галочки на сделанные дела. Каждый видит, на чём сосредоточена команда, а тимлид — общую картину.

Кроме ежедневных, есть ещё фокусы на неделю — по сути, то же самое, только более глобально. По итогам каждой недели рефлексируем над результатами: что получилось, что можно улучшить, что беспокоит, а что удаётся легко.

Эта техника не только избавляет от прокрастинации, позволяет держать в фокусе всё самое важное и вовремя заканчивать рабочий день с чувством удовлетворения, но и поддерживает рабочие процессы на том же уровне, как если бы мы были в офисе.

Практикуем совместные активности

Разговоры у кулера, совместные походы в курилку, на обед и йогу по вечерам никто не отменял. Пока кажется, что мир вокруг рушится, важно сохранять привычные вещи. Мы стараемся завтракать или обедать вместе. Еженедельную йогу перенесли в Zoom. В планах марафон по стресс-менеджменту и виртуальная курилка: постоянно действующая ссылка, к которой может присоединиться любой член команды, чтобы сделать перерыв.

Йога в Zoom.

Раньше пятничный вечер мы проводили в офисе: заказывали пиццу, пили вино, играли в настолки, разговаривали и танцевали. Неизвестно, сколько продлится изоляция, так что мы решили не изменять традициям и устраивать каждый раз что-то новое. В следующую пятницу — онлайн-караоке.

Благодарим друг друга

В обычной жизни без корон и вирусов каждому члену команды важно чувствовать себя важным и нужным — получать признание коллег и руководства. А когда между нами обстоятельства и расстояние — это особенно важно. Мы решили запустить марафон благодарности.

Суть в том, что каждый день в общем чате появляется сообщение с благодарностью одному из членов команды. Это непросто «спасибо», а небольшая история о том, что хорошего сделал тот, кому посвящён пост. На следующий день этот человек подхватывает и благодарит кого-то нового. Важно, что люди не повторяются. И через полтора месяца каждый получит своё персональное «спасибо».

Создали нерабочее пространство

В офисе даже при большой загрузке всегда находится немного времени, чтобы поболтать с коллегами: обсудить последние новости, обменяться свежими мемасами или просто обняться. Удалёнка — не повод от этого отказываться.

Для рабочих вопросов мы пользуемся Slack, а для всего остального есть чат в Telegram. Там мы делимся новостями, скидываем фотки с котиками и вот это вот всё. А ещё создали отдельную ветку в Slack — тред радостных новостей. Здесь каждый может поделиться, что хорошего у него произошло за последнюю неделю. Команда ставит эмоджи на понравившуюся новость — так подсчитываем голоса и определяем самое радостное событие недели. Автор получает подарок от СЕО.

Регулярно синхронизируемся

Нам важно, чтобы вся команда была в курсе внутренних новостей и чувствовала причастность к общему делу. На прошлой неделе мы перезапустили внутреннюю рассылку для команды. Раньше это было письмо со смешными гифками, теперь — структурированный гугл-док, так что можно читать только то, что интересно.

В рассылке рассказываем:

какие клиентские проекты закрыли, показываем результаты и благодарим команду,
какие проекты сделали для себя любимых,
внутренние новости: кто присоединился к команде, какие курсы посмотрели, на какие мероприятия сходили (= подключились).

Для того чтобы сообщить команде про новые проекты, у нас есть отдельный чат. Загрузку команды тимлиды контролируют через систему управления проектов ActiveCollab. Так мы можем быть уверены, что никто не горит.

Расчехлили тудулисты

Нет, речь не о том, что мы бросились изучать испанский, танцевать сальсу и готовить буррито (хотя и это, конечно, тоже). Вынужденный карантин — повод вспомнить, с кем из коллег давно хотел что-то обсудить.

Например, кто-то в команде абсолютный гуру гугл-доков, Тильды или Трелло, а кто-то — учился в Школе редакторов Ильяхова. Сейчас самое время их расспросить: это повод прокачаться в том, на что обычно не хватает времени, и неформально поболтать с коллегой. Или просто обсудить недавно прочитанную книгу, спеть вместе Меладзе, когда просит душа, или прогуляться по балкону в хорошей компании.

Мы пошли дальше и решили развить эту тему — в планах образовательные онлайн-мероприятия внутри команд: отдельно для дизайнеров, сценаристов, менеджеров по развитию, операционных менеджеров, маркетинга и тренеров.