Как выбрать event-агентство для организации мероприятия?

В преддверии Нового года многие компании сталкиваются с непростым выбором агентства для организации корпоратива или тимбилдинга. По каким критериям выбирать организаторов и на что обращать внимание? Как правильно сформулировать техническое задание и поставить сроки? Как не утонуть в огромном рынке и найти «свое» агентство? Об этом рассказывает Екатерина Шишкина — основатель event-агентства Lektory, организатор мероприятий с 10-летним опытом.

С чего начать?

Сформулировать задачу и понять, какое именно мероприятие вы хотели бы организовать, на сколько человек, есть ли у вас ограничения по бюджету, есть ли четкие KPI, в каком городе пройдет мероприятие. Определитесь с основной задачей, это поможет вам в поиске и облегчит дальнейшую коммуникацию.

Как и где искать event-агентство?

Лучше всего начать с рекомендаций: поспрашивайте знакомых и коллег, которые ранее организовывали мероприятия. Получите рекомендации в профессиональных группах или сообществах. Это самый простой путь. Если рекомендаций нет, то начните поиск в интернете. При выборе агентства обращайте внимание на кейсы, на формат мероприятий, на которых специализируется агентство. Например, если вам необходимо организовать фестиваль на 2000 человек, а вы присматриваетесь к агентству, которое специализируется на организации свадеб, скорее всего команда может не справиться, так как это не их формат мероприятий. Или представим, что задача — организовать корпоратив, а вам понравилось агентство, которое специализируется на организации частных, камерных мероприятий до 50 человек, — лучше не рисковать.

Если вы располагаете бюджетом — посмотрите финалистов премий событийного маркетинга: bema или Событие года. В шорт-лист этих премий попадают агентства с самыми интересными идеями и реализациями.

На что обращать внимание при выборе агентства?

Обращайте внимание на эстетику, визуальные элементы и упаковку кейсов на сайте, почитайте социальные сети. Обязательно посмотрите на формат мероприятий — насколько уникальны концепции — они все похожи или в мероприятиях агентства используются инновационные технологии, Искусственный интеллект, элементы анимации? Внимательно присмотритесь к руководству агентства и клиентскому сервису — насколько к вам прислушиваются и слышат ваши пожелания. Спросите про миссию ценности — это очень важно, если основная ценность агентства высокий уровень сервиса, красота, профессионализм — скорее всего процесс организации пройдет хорошо, если у агентства нет ценностей или они не откликаются вашим — лучше ищите то агентство, которое вам по душе. Кроме того, при более глубинном подходе ваше мероприятие станет очень интересным, решит ваши задачи и удивит гостей мероприятия.

Как выстроить коммуникацию?

Сначала познакомьтесь с агентством. Расскажите о своих пожеланиях, посмотрите, что они с ходу смогут вам «накидать» или какие вопросы зададут. Как они будут себя вести. И если «мэтч» случился, то дайте им ТЗ на разработку концепции.

После защиты концепции возьмите паузу на обдумывание предложенного. И, когда вы определитесь с предложенной концепцией, можете запрашивать детальную смету.

Почему именно такой путь? Потому что он ускоряет процесс взаимодействия и работы над мероприятием. Если вы запросите у агентства концепции сразу с детальным просчетом, скорее всего они уйдут надолго, ведь если это не шаблонные решения, просчет будет производиться практически с нуля. А так вы отметите то, что не подходит вам концептуально, на первом этапе и углубитесь в работу только над необходимым вам.

Как работать со сметой?

Как бы смешно не звучал заголовок этого раздела, он чрезвычайно важный. В смете всегда есть костяк, который определяет реализацию концепции. Попросите ваше агентство выделить эти позиции. Их урезать не стоит, потому что тогда мероприятие может превратиться в мем из социальных сетей: «ожидание vs реальность». Все остальные позиции будут являться дополнением, с ними при необходимости сокращения бюджета можно работать без ущерба для вашего события.

Как оформить ТЗ мероприятия для упрощения работы с event-агентством:

• количество гостей
• возраст
• пол
• интересы/хобби гостей
• музыкальные предпочтения
• алкогольные / б/а предпочтения
• формат мероприятия
• семейный
• вечеринка
• празднование важной даты
• официальный банкет
• какие задачи выполняет это мероприятие
• поощрение сотрудников
• повеселиться
• продемонстрировать успехи компании
• сплочение
• «для галочки»

Если у вас будут ответы на эти базовые вопросы, это ускорит и упростит коммуникацию с выбранным вами агентством.

Но самое главное — ищите агентство, с которым у вас случится хороший контакт и синергия, в таком случае мероприятие станет вдохновляющим, эмоциональным и запомнится всем гостям надолго.