5 секретов удалённой работы

Пандемия нового вируса заставила работодателей пересмотреть своё отношение к удалённой работе. Теперь многие сотрудники могут работать из дома — но так ли это удобно и как не потеряться в бизнес-процессах? Мы собрали несколько полезных советов от людей, которые имеют долгосрочный опыт удалённой работы.

Объедините календари

Договоритесь о совместном рабочем времени со всей командой, например, с 10 утра и до 6 вечера. Такая договорённость означает, что каждый сотрудник должен быть на связи в это время, а все свои встречи и личные дела (вроде перерыва на обед или похода к стоматологу) заносит в календарь, например, в Google Calendar.

Получив доступ к календарю коллеги и посмотрев на его расписание, вы можете пригласить его на встречу, но не забудьте подробно описать адженду в теле приглашения.

Наши рекомендацию по ведению календаря:

• еженедельные регулярные управленческие встречи группировать в 1-2 дня;
• начинать и заканчивать работать в одинаковое время ежедневно;
• заносить в календарь еженедельно встречи/дела на ближайшие 2 недели, ежедневно корректировать эти планы;
• бронировать время и делать перерыв на обед;
• заносить в календарь время на дорогу.

Устраивайте встречи

Долой долгие бессмысленные переписки — обсуждать тактические задачи, планировать на будущее и отчитываться о проведённой работе удобнее всего в формате встречи. К тому же, сетка регулярных встреч является системообразующим элементом удалённой работы организации. Мы выделили несколько её видов:

1. Встреча один на один сотрудника с шефом для отчётности, обсуждения тонких мест и разбора ошибок;
2. Ежедневные встречи на 15 минут для обсуждения тактических задач;
3. Еженедельные встречи на 60 минут для обсуждения прогресса по квартальным приоритетам/целям, ситуации на рынке, результатам прошлой недели и планам на будущую неделю;
4. Ежемесячные встречи менеджеров для обсуждения ключевых вопросов, передачи опыта и взаимного обучения;
5. Ежеквартальные встречи для определения стратегических вопросов на квартал/год и совершенствования инструментов развития.

Больше общайтесь

Одна из ключевых проблемных зон удалённой работы — общение. Не получается коммуницировать с коллегами даже по небольшим вопросам так же продуктивно, как в офисе. Тем не менее самоизоляция не означает полнейшее радиомолчание, поэтому постарайтесь почаще выходить на связь, например, в мессенджерах:

• в Telegram, Viber или WhatsApp создайте группу сотрудников вашего отдела и общий чат по компании,
• подключите Slack для общения всех сотрудников,
• оформите подписку на программу для видеоконференций — так вы сможете быстро созваниваться, чтобы обсудить мелкие задачи.

Чтобы иметь возможность без искажений участвовать в групповой видеовстрече, каждый сотрудник на своём ноутбуке и смартфоне должен не только иметь такую программу (Skype, Zoom), но и уметь этим пользоваться: создать встречу, подключиться ко встрече, добавить участника, передать файл, расшарить экран.

Станьте своим собственным менеджером

Мы советуем ежедневно выделять время на администрирование собственной деятельности и деятельности команд/проектов, включая управление календарём, проектными документами, обновление материалов в Wiki и CRM, чистку почты. Обычно на это уходит не более 10% рабочего времени.

Организуйте личное пространство

Если вы работаете дома:

• соблюдайте режим дня и ночи;
• чётко выделяйте и планируйте время на личную жизнь, семью, здоровье, хобби;
• делайте обеденный перерыв;
• начинайте и заканчивайте работу в одинаковое время;
• организуйте рабочее место в квартире;
• договоритесь с семьёй о правилах взаимодействия с вами в ваше рабочее время;
• 3-4 раза в неделю занимайтесь спортом или иной физической активностью, это полезно для мозга;
• договоритесь с командой о правилах совместной работы и соблюдайте их;
• бронируйте одинаковые часы на самостоятельную работу.