3 неловкие ситуации в письмах по работе

Максим Ильяхов, автор книг «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки», учит проявлять уважение и заботу о тех, кому мы пишем. Хотите, чтобы с вами было приятно иметь дело? Разберём на примерах три ситуации.

Тема письма

Из темы должно быть понятно, что требуется от читателя и когда. Хорошо, если тема содержит подробности, а не только общие слова. Не «Договор», а «Договор с "Омегой" на запчасти». Не «Сотрудничество», а «Размещение рекламы на alfa.ru».

Письмо без темы невозможно найти даже через пару рабочих дней. В хорошем письме из темы понятно, о чём письмо, какое требуется действие и в какой срок. В теме нужны подробности, которые помогут принять решение — читать письмо сейчас или отложить на потом. Новый вопрос — новая тема.

Напоминание о задаче

Ну что, как дела? Никому не нравится, когда его пинают, даже если он сам виноват, что часто срывает сроки. Чтобы напомнить о себе, не вызывая гнев, можно предложить помощь: «Привет! Я помню, что срок только завтра, на всякий случай напоминаю. Чем помочь? Если хочешь, могу...» — и предложить какое-то конкретное действие.

Работа на выходных

Как попросить коллегу поработать в выходные:

1. Обращаемся как можно более адресно, в примере справа — в каждый отдел.
2. Честно признать идиотский характер ситуации. Не делать вид, что всё в порядке. Желательно принять на себя вину за то, в чём человек действительно виноват.
3. Просьбу выразить самостоятельным абзацем, детально и чётко.
4. Дать право на отказ, если такое право действительно есть.
5. Акт доброй воли: проделать за людей какую-то работу, сделать им шаг навстречу. Стать примером.

Больше – в книге.