10 советов и программ, которые помогут навести порядок в почте
Разбор писем на электронной почте может стать настоящей головной болью, особенно если вы только вышли из отпуска и ещё не вошли в курс дела. В книге «Наука успеха» Исайя Хенкель рассказывает, как концентрироваться на важных вещах и не отвлекаться на ненужные мелочи. Собрали несколько советов, которые помогут оптимизировать работу с электронной почтой.
Смотрите почту несколько раз в день
Когда вы видите красный значок на иконке почты, сложно побороть соблазн и не заглянуть в ящик. Чем чаще вы реагируете на уведомления и просматриваете папку «Входящие», тем больше отвлекаетесь от работы и приоритетных задач. Отвечая на письма молниеносно, вы показываете клиенту или коллеге, что вашим временем можно легко распоряжаться и вы готовы тратить его на других, а не на себя. Заведите за правило проверять почту несколько раз в сутки в определённое время. Так прочтение электронных писем не растянется на целый день, а станет занятием на полчаса.
«На мой взгляд, самое важное при регулярной работе с почтой — закрепить вкладку в браузере. Проверяю почту, как при правильном питании — каждые два часа минимум. Без уведомлений. Уведомления — Эбола 2020 года. Если хотите на чём-то концентрироваться в течение дня, не включайте уведомления».
Сначала смотрите приоритетное
Игорь Манн и Ренат Шагабутдинов советуют все входящие делить на приоритетные, например, письма от начальника или крупного клиента, и те, которые можно прочитать позже. Чтобы не искать важные и срочные письма, настройте автоматическую сортировку по папкам и проверяйте только несколько из них. На несрочное или менее важное обращайте внимание, только когда у вас есть свободное время.
«Почту я открываю сразу после прихода на работу, начинаю с этого день. Оповещения не отключаю, они всплывают в браузере: видно отправителя и тему письма. Если письмо важное, от клиента или по моей задаче в Basecamp, то открываю его сразу. Если по теме вижу, что это не ко мне или не срочно, то проверяю позже.
В почте на Gmail все письма автоматически делятся на прочитанные и непрочитанные: вторые всегда находятся выше, нет риска что-то потерять. Если письмо приходит вечером и я понимаю, что сегодня уже не буду им заниматься, помечаю его как непрочитанное и оно автоматически всплывает наверх.»
Не посылайте документы
Прикрепляя к письму несколько документов или фото, вы тратите немало времени — нужно найти на компьютере папку, загрузить файлы, что-то написать о них в сообщении. Кроме того, некоторые почтовые сервисы имеют лимит на объём прикреплённых файлов, а значит большие документы придётся отправлять по частям. Чтобы избежать цепочки сообщений и не потерять во вложениях важную информацию, используйте облачные хранилища, где все документы сразу видны и коллегам, и клиентам.
Цитируйте историю переписки
Если обсуждение проекта происходит по электронной почте, не забывайте в каждом письме цитировать предыдущие сообщения. Это сэкономит время и вам, и получателям — не придётся вспоминать, что именно вы обсуждали. Не забывайте менять тему письма при ответе: она не должна выглядеть, как «RE: RE: RE: Проект».
Используйте шаблоны
Если вам приходится отправлять десятки похожих писем, необязательно раз за разом прописывать одинаковые фразы. Внесите стандартные формулировки в шаблоны и пишите письмо одним нажатием на кнопку или копированием. Или настройте автозамену, которая будет менять, например, комбинацию «дд» на «Добрый день!».
Используйте программы и приложения
Вот несколько полезных сервисов, которые помогут вам оптимизировать работу с электронной почтой:
- Unroll.me. Сервис анализирует, на какие рассылки вы подписаны и предлагает вам посмотреть список. Вы могли случайно поставить галочку, например, на сайте интернет-магазина, а теперь получаете его рассылку. С помощью Unroll. me можно отписаться от ненужного и оптимизировать папку «Входящие».
- BatchedInbox. Программа помогает фокусироваться на приоритетных задачах и проверять почту ограниченное количество раз в день. Сервис присылает уведомления, к примеру, три раза в сутки и избавляет вас от бесконечных звоночков с уведомлениями.
- Slack. Чтобы не тратить время на обсуждение корпоративных вопросов в почте, воспользуйтесь Slack. Сервис позволяет обмениваться сообщениями и документами на канале рабочей группы, а не создавать бесконечные цепочки писем. Вся информация хранится в одном чате, поэтому обсуждение происходит быстрее.
- Hubspot signature generator. Чтобы не тратить время на подпись, сгенерируйте её с помощью специального сервиса. Выберите образец на сайте, затем внесите все нужные данные (должность, телефон и так далее) в соответствующие поля и копируйте подпись в каждое письмо. Почти во всех почтовых сервисах можно настроить автоматическую вставку подписи.
- SaneBox. Этот сервис выполняет сразу несколько функций: синхронизирует почтовые ящики, сортирует письма по важности и срочности, позволяет отписываться от ненужных рассылок. Ещё SaneBox помогает отслеживать, пришёл ли ответ на ваше письмо, и настраивать график проверки почты.